Panorama Estatal de la Ofimática

- ¿Qué es la ofimática?

El término ofimática viene de la unión de oficina e informática y trata de la automatización de oficinas y de los procesos del trabajo que se realizan en su seno.

El ámbito de aplicación de las herramientas ofimáticas es muy amplio y su objetivo es cubrir las necesidades de la oficina en cualquier organización. Dichas herramientas ofimáticas estarán siempre orientadas a personal no especializado en informática y precisarán del menor tiempo posible de formación abarcando un amplio abanico de funciones típicas de la gestión de una oficina, como por ejemplo:

• Automatización de correspondencia.
• Mecanografía.
• Mantenimiento de ficheros (miembros de organismos, acuerdos etc.)
• Mantenimiento de datos que requieren continuos cálculos (presupuestos).
• Presentación de informes y propuestas.
• Control del flujo de trabajo dentro de los distintos departamentos.
• Elaboración de presentaciones.
• Realización de gráficos y estadísticas sencillas.

- Conceptos y funcionalidades básicos comunes


Los productos ofimáticos poseen una serie de funcionalidades comunes entre las que cabe destacar:

Ayudas

Aunque el entorno gráfico es altamente intuitivo, la potencia de los nuevos productos ofimáticos ha favorecido que los distintos fabricantes desarrollen diferentes sistemas de ayuda orientados a que el usuario obtenga el mayor rendimiento de la herramienta en el menor tiempo posible y de la manera más cómoda.

Existen distintos niveles de ayudas:

• Ayuda de interfaz gráfica : consta de barras de botones, índice y búsqueda por temas, ventanas emergentes y cuadros de diálogo. Este tipo de ayuda, el más habitual, es en general un completo manual de usuario.
• Ayudas expertas : permiten al usuario realizar una tarea guiado paso a paso, a través de preguntas sencillas que concluyen en la realización de la tarea deseada.
• Asistente de ideas o gráfico : el programa va intercalando sugerencias prácticas sobre la forma en la cual tratar el documento o realizar una determinada función.
• Tutoriales : realizan un recorrido a través de las principales funcionalidades del producto como se puede ver en la figura.

• Ayuda sensible al contexto : dependiendo del lugar de la aplicación se proporciona un tipo de ayuda relativa a la operación que se quiera desarrollar.

Barra de botones


Las barras de botones son conjuntos de iconos organizados de distinta forma dependiendo del producto. Su funcionalidad es la de proporcionar al usuario un "camino rápido" e intuitivo para realizar todas aquellas tareas que podría efectuar a través del teclado. Habitualmente están situados horizontalmente en la parte superior de la pantalla en una o varias filas, como se puede apreciar en la figura, y algunos productos tienen una barra adicional en la parte inferior de la misma.

Asimismo algunos productos cambian su barra de botones en función de la tarea que se está desarrollando, por ejemplo, variarán los iconos disponibles si se está dando formato a una celda o si se está trabajando directamente sobre un gráfico, implementando aquellos que son útiles para la tarea en cuestión.